Le 3e oeil pour innover dans vos réunions

Photo : Julenka

Vous est-il arrivé de terminer une rencontre et d’avoir le sentiment que quelque chose vous avait échappé ? Pas dans le sujet, mais dans ce qui c’était passé dans l’assemblée. Et que cette tension dans l’air venait de nulle part. Une espèce de « mais voyons, qu’est-ce qui se passe ici ? » Pour ces situations où on se dit qu’on aimerait bien qu’un oiseau nous chantonne à l’oreille ce qui s’est passé et ce qu’on n’a pas vu, il y a une solution : le 3^e œil.

Il s’agit d’un rôle qu’on donne à une personne pendant la rencontre et qui consiste à observer le groupe, à voir ce qui se passe au-delà des sujets discutés. Lorsque bien utilisé, il peut permettre de « nommer l'éléphant dans la pièce » et permettre de reprendre la discussion dans un meilleur état d’esprit, d’amener certains patterns à changer et d’instaurer une habitude de feedback qui nourrit chaque personne et le groupe en même temps.

Qui est le 3^e œil ?

Le 3^e œil peut être n’importe quelle personne présente qui a la volonté et la capacité de se retirer temporairement de la discussion pour observer ce qui se passe. Il peut même y avoir plus d’une personne qui remplissent ce rôle, selon le nombre de participants ou la durée de la rencontre. Il est important qu’il ou elle fasse partie du groupe, puisque de cette façon, elle connaît les personnes présentes et le contexte de la rencontre.

En quoi consiste le rôle exactement ?

La personne choisie prend simplement des notes générales sur ce qui se passe : l’ambiance, les tensions, les actions et réactions qui se démarquent pendant la rencontre. Par exemple, est-ce que certains sujets provoquent des « bruits de criquets » ? Est-ce que les interventions de Julie passent systématiquement dans le beurre ? Est-ce que les décisions sont confirmées avant de passer au sujet suivant ? Est-ce que Marc coupe souvent la parole à quelqu’un d’autre ? Ou bien les décisions sont-elles prises de la façon qui avait été décidée ? Qui prend les rênes de la discussion ? Est-ce que Youssef semble recevoir un accueil plutôt froid alors que le même message passe lorsqu’il vient de quelqu’un d’autre ? Qui semble faire pencher la balance ?

Ensuite, il est possible de faire un feedback tout de suite à la fin de la rencontre, de façon orale ou écrite, en gardant à l’esprit qu’il s’agit d’observations sur cette rencontre seulement et non pas une évaluation de la personne. Une autre façon est de prendre un peu de temps et d’envoyer le tout par écrit à tout le monde. Une page tout au plus sera nécessaire, puisqu’on ne fait pas un inventaire complet, mais qu’on essaie plutôt de sortir des habitudes et des tendances qui passent habituellement sous le radar. Inutile aussi d’y ressasser un élément qui a été mentionné et réglé durant la rencontre. Ce qui est réglé est réglé et l’idée derrière ce rôle est de mieux se connaître pour trouver des pistes de solution.

Il est également important que l’information soit rendue disponible à tout le groupe et pas seulement aux responsables et cela, pour deux raisons fondamentales. Cela permet à tous de valider s’ils ont observé les mêmes choses, mais aussi de diminuer la tension et le sentiment d’être épié qui pourrait survenir autrement.

Quand le rôle se termine-t-il ?

Lorsque l’information a été partagée, le rôle est terminé jusqu’à la prochaine rencontre. Il ne s’agit pas de développer une paranoïa collective, mais bien de trouver où les réunions coincent le plus souvent. On se donne le temps d’essayer quelques fois, mais si vous réalisez que cette approche n’est pas pour vous, inutile de s’acharner !

Le 3e œil est un outil parmi tant d’autres pour vous aider à faire avancer vos discussions. N’hésitez pas à partager vos trouvailles et vos trucs dans les commentaires!